Für die Aufwands- und Kostensteuerung lassen sich in Top-Logic™ Project monatlich und pro PSP-Element der geleistete Ist-Aufwand und der geschätzte Restaufwand für die Fertigstellung der Arbeiten angeben. Diese beiden Größen fließen zusammen mit dem geplanten Aufwand in die Earned-Value-Analyse ein. Mit diesem mächtigen Werkzeug lässt sich die Projektleistung kontinuierlich messen und steuern. In einer weiteren Komponente für die Aufwands- und Kostensteuerung werden geplanter und geleisteter Aufwand über die Laufzeit des PSP-Elements - getrennt nach Leistungs- und Aufwandsart - in einem Soll-/Ist-Vergleich gegenübergestellt.
Um die Planung aktuelle zu halten und messen zu können, sollten die bereits geleisteten Aufwände erfasst werden. Über Projekte > Earned Value > Geleisteter Aufwand > Bearbeiten erfassen wir nun die bereits geleisteten Stunden. Achtung: Dies ist nur für Elemente/ Ereignisse möglich, die in der Vergangenheit liegen! (Sind die Felder nicht editierbar, liegt das Ereignis/ PSP-Element möglicher weise in der Vergangenheit. Angenommen wir wollen das Datum des PSP-Elements nachträglich ändern, ist dies bei Auswahl des PSP-Elements im Projektbaum, dann über Projekte > Termine > Meilensteine im Feld Datum(Plan) möglich. Es empfielt sich, das Häkchen bei „Erreicht“ zu setzen, um einen Alarm für einen nicht erreichten Meilenstein zu verhindern.) Wir geben für das Projekt "Softwarerelease FixIT", Teilprojekt "Releasing", Auftragspaket "Schnittstellen" den geleisteten Ist-Aufwand von 5 Std ein. Der verbleibende Rest des geplanten Aufwands wird von TopLogic nicht automatisch gesetzt oder berechnet, sondern dieser Wert muss immer manuell gesetzt werden. Es ist auch möglich, als geplanten Rest eine höhere Zahl zu setzen, als die Differenz zwischen ursprünglich geplantem Aufwand und bereits geleistetem Aufwand. (z.B. wenn wir nun für das Teilprojekt "Releasing", Auftragspaket "Schnittstellen" nun den Rest 20 Std erfassen, obwohl der ursprünglich geplante Aufwand lediglich 10 Std betrug.) Der manuell eingegebene geplante Restwert wird gleichzeitig in den gesamten Restwert übernommen. (In unserem Beispiel 20 Std.)
Earned Value Analyse
Um nun den Verlauf resp. den geplanten Aufwand gegenüber dem tatsächlichen Aufwand zu sehen, wechseln wir in die Earned Value Analyse. Hier wird der Istaufwand dem Planaufwand gegenüber gestellt und graphisch abgebildet. Dies geschieht beliebig als Gesamtübersicht oder pro PSP-Element, je nachdem welches Projekt, Teilprojekt oder Arbeitspaket im Projektbaum markiert ist. Wir wechseln über den Menüpunkt Projekte in den Reiter Earned Value > Earned Value Analyse und markieren unser Arbeitsprojekt "Schnittstellen" unter dem Teilprojekt "Realisierung". In der Übersicht unter dem Menüpunkt Projekte > Earned Value > Earned Value Analyse ist nun erkennbar, dass der voraussichtliche Gesamtaufwand sowie der Restaufwand über dem Planaufwand liegt. Die beiden Graphen veranschaulichen, die Planungs- und Istaufwandssumme sowie den Fertigstellungswert für den zeitlichen Rahmen.
Berichte
Über den Menüpunkt Projekte können wir nun bei Auswahl des Projektes Softwarerelease FixIT, des Teilprojektes Realisierung und des Arbeitspaketes Schnittstellen, über den Reiter Berichte > Statusberichte > Bearbeiten einen Statusbericht erzeugen. In der Zusammenfassung kann der Status von Zeit, Qualität, Budget, Risiko und aktuellem Status manuell in einem Ampelsystem gesetzt werden. Weitere Details über möglichen Eskalations- und Entscheidungsbedarf, Fortschritt, anstehende Ergebnisse und Herausforderungen können in dafür vorgesehenen Textfeldern genau beschrieben werden. Über den Button Speichern > Abschließen kann der Bericht unter Vergabe des Datums gespeichert werden.
Soll erneut ein Statusbericht erstellt werden, so wird dieser nicht vollständig neu erstellt, sondern durch Bearbeiten des aktuellen Berichts als Vorlage. Wir markieren "Aktueller Bericht" und klicken auf "Bearbeiten". Nach Anpassung des aktuellen Berichts speichern wir den neuen Statusbericht unter dem aktuellen Datum. Der Bericht steht nun in der Liste der Statusberichte zur Verfügung.
Auf diese Weise können wir nun, im Rahmen des Projektfortschritts von Zeit zu Zeit verschiedene Statusberichte erstellen, die dann in einer vollständigen Historie, unter dem jeweiligen Erstelldatum im Reiter Berichte zur Verfügung stehen. Der Export Button bietet die Möglichkeit den jeweiligen Statusbericht jeder Zeit in einem dafür vordefinierten PowerPoint-Format auszugeben und zu speichern, um diesen z.B. dem Management vorzulegen. Eine Übersicht der erstellten Statusberichte, pro markiertem PSP-Element ist unter dem Reiter Berichte > sowohl unter "Statusberichte", als auch unter "Statusberichte (Tabellarisch)" und "Statusberichte (grafisch)" dargestellt. Hier sehen wir eine tabellarische Übersicht unserer Statusberichte für den Bereich "Schnittstellen" unter dem Reiter "Statusberichte (Tabellarisch)".
[[Image:Statusberichte tabellarisch.png|1200px]]