Eine der zentralen Herausforderungen in jedem Projekt ist es, den Fortschritt über seine Laufzeit zu überwachen und bei Abweichungen von Planvorgaben steuernd einzugreifen. Ein in Projektmanagement-Standards etabliertes und in der Literatur beschriebenes Grundkonzept hierfür ist das "Magische Dreieck", das einen Zusammenhang zwischen den folgenden messbaren Zielgrößen herstellt:
Durch die Verknüpfung mit Preisen kann der Aufwand in Kosten umgerechnet werden. Der Parameter Zeit drückt sich in Projektdauer und Terminen aus.
Auf dem Magischen Dreieck basiert die Earned-Value-Analyse (auch Leistungsanalyse, Fertigstellungswertmethode oder Arbeitswertanalyse genannt), kurz: EVA . Sie ermöglicht es, durch fortlaufende parallele Messung dieser drei Parameter Aussagen über die terminliche und kostenmäßige Entwicklung des Projektes abzuleiten. EVA wurde Mitte der Sechziger Jahre des 20. Jahrhunderts vom amerikanischen Verteidigungsministerium (DoD) entwickelt und danach von zahlreichen Institutionen übernommen (u.a. NASA, Project Management Institute (PMI)). Die Methode ist stark kostenorientiert, dient aber auch dem Risikomanagement in Projekten.
Die in Top-Logic Project verwendeten Bezeichnungen für die Earned-Value-Analyse orientieren sich am Project Management Body of Knowledge (PMBOK (R)), dem Projektmanagement-Standard des PMI. Methodisch tritt in der Anwendung allerdings der Grundgedanke des Magischen Dreiecks stärker in den Vordergrund, d.h. auch wenn die PMBOK-Begriffe zum Teil das Wort "Kosten" beinhalten, werden sie in Top-Logic Project zunächst mit den Kerninformationen Aufwand bzw. Leistung verknüpft. Aus diesen ergeben sich dann unter Verwendung definierbarer Umrechnungssätze Erkenntnisse über Kostenentwicklungen. Durch diese Vorgehensweise soll einerseits die Konsistenz zu einem etablierten Projektmanagement-Standard, andererseits die erforderliche methodische Strenge gewährleistet werden.
Für das Berichtswesen eines Projekts (oder allgemeiner: eines Projektstrukturplanelements (PSP-Element)) sind drei Parameter von grundlegender Bedeutung:
Sie stellen die Basisgrößen der Earned-Value-Analyse dar.
Zur Bestimmung des Restwertes gibt der zuständige Verantwortliche an, wieviel Aufwand die Fertigstellung seines PSP-Elements noch erfordert, ausgehend vom aktuellen Istwert. Dies ist eine Variante der %-Completion-Methode zur Bestimmung des Fertigstellungsgrades eines PSP-Elements. Eine andere Möglichkeit besteht in der Nennung eines Prozentwertes für den Fertigstellungsgrad. Die Umsetzung in den Unternehmensalltag hat jedoch gezeigt, dass es für den betreffenden Mitarbeiter leichter ist, den Fertigstellungsgrad indirekt in Form eines Restaufwandes als direkt prozentual anzugeben. Im Sinne eines Best-Practice-Ansatzes folgt Top-Logic Project daher der Restaufwand-Philosophie.
Zur Durchführung der Earned-Value-Analyse auf einem PSP-Element sind folgende Basisgrößen einzugeben:
Aus diesen Basisgrößen lassen sich die folgenden Kennzahlen zur Bewertung der Projekt- bzw. PSP-Leistung ableiten:
Folgende Abbildung stellt diesen Zusammenhang grafisch dar:
Image:eva1.jpg Abbildung 1: Konzept: Basisgrößen und abgeleitete Größen
In TOP-S findet die entsprechende Abbildung der beschriebenen Größen in der Leistungssicht statt.
Image:eva4.jpg Abbildung 2: TOP-S Leistungssicht: Basisgrößen und abgeleitete Größen
Das folgende Beispiel verdeutlicht das Konzept der Earned-Value-Analyse:
Im Rahmen der Planung wurde für ein Projekt ein Gesamtaufwand von 1.000 PT ermittelt. Zu einem Berichtszeitpunkt während der Projektlaufzeit, an dem plangemäß 500 PT Leistung erbracht sein sollten, wurden ein tatsächlich geleisteter Aufwand von 542 PT und eine erzielte Leistung von 375 PT festgestellt.
Somit ist:
BAC = 1.000 PT,
PV = 500 PT,
AC = 542 PT,
EV = 375 PT.
Hieraus folgt:
CV = 375 PT - 542 PT = -167 PT,
SV = 375 PT - 500 PT = -125 PT,
CPI = 375 PT / 542 PT = 0,69,
SPI = 375 PT / 500 PT = 0,75.
Geht man zum Berichtszeitpunkt davon aus, dass es sich um Abweichungen mit einem eher einmaligen Charakter handelt und ab sofort wieder die Planvorgaben eingehalten werden, werden zum Projektende kostenbezogene Mehraufwände in Höhe von 167 PT und terminbezogene Mehraufwände in Höhe von 125 PT zu erwarten sein.
Werden hingegen die Abweichungen als typisch eingestuft, so lassen sie sich mit Hilfe von CPI und SPI linear in die Zukunft fortsetzen. In diesem Fall gilt:
C-EAC = BAC / CPI = 1.000 PT / 0,69 = 1.450 PT,
S-EAC = BAC / SPI = 1.000 PT / 0,75 = 1.333 PT.
Liegen Informationen zu Umrechnungssätzen und Mitarbeitern vor, so lassen sich daraus Aussagen zu Kosten und Dauern ableiten. Geht man z.B. für die Leistungserbringung von einem Tagessatz von 800 EUR und einer Verfügbarkeit von 5 FTEs (Full Time Equivalents) aus, so sind Mehrkosten von 450 PT * 800 EUR / PT = 360.000 EUR und eine Verlängerung der Projektlaufzeit um 333 PT / 5 Personen = 67 Tage zu erwarten.
Zur Durchführung der Earned-Value-Analyse wird in Top-Logic Project folgender Weg beschritten:
Zunächst müssen pro relevantem PSP-Element die für die Berechnung erforderlichen Basisgrößen eingegeben werden. Bei der Erfassung wird zwischen den Leistungsarten
sowie den Aufwandsarten
unterschieden. Grundsätzlich ist jede Leistungs- mit jeder Aufwandsart kombinierbar.
Für ein 3-Tupel (PSP-Element, Leistungsart, Aufwandsart) sind der geplante Gesamtaufwand BAC (in PT) und ein Umrechnungsfaktor (in EUR / PT) einzugeben. Hieraus berechnet das System automatisch die geplanten Gesamtkosten (in Tausend EUR). Einen Spezialfall stellt die Leistungsart Fremdleistung (Festpreis) dar, die fest mit der Aufwandsart CAPEX verknüpft ist. In diesem Fall gibt der Nutzer anstelle von BAC und Umrechnungsfaktor die geplanten Gesamtkosten manuell ein. Das System ermittelt über alle PSP-Elemente die Summe der geplanten Gesamtaufwände und der zugehörigen Kosten.
Zur Eingabe von Istwerten wählt der Benutzer das Jahr und den Monat aus. Danach gibt er für ein 3-Tupel (PSP-Element, Leistungsart, Aufwandsart) den im gewählten Monat geleisteten Ist-Aufwand (in PT) sowie den danach gültigen Restaufwand ETC (in PT) im Stand dieses Monats ein. Mit Hilfe der Umrechnungsfaktoren der Planwerte bestimmt das System die zugehörigen Kosten. Für die Leistungsart Fremdleistung (Festpreis) werden die aktuellen Ist- und gesamten Restkosten direkt eingegeben.
Um dem Benutzer einen Gesamtüberblick über die Aufwände der einzelnen PSP-Elemente zu ermöglichen, findet sich neben der Tabelle zur Eingabe von Ist- und Restwerten für den betreffenden Monat eine Zusammenfassung der Plan-, Ist- und Restaufwände der Projektstruktur über die gesamte Laufzeit - jeweils ausgedrückt in Personentagen und Kosten.
Eine Summenzeile fasst wie bei den Planwerten die Einzelinformationen aus den PSP-Elementen zusammen.
Aus der Eingabe der Plan- und Istwerte berechnet Top-Logic Project die einzelnen Größen der Earned-Value-Analyse und führt sie im Statusbericht zusammen.
