Methodische Grundlagen

Aufwand und Kosten

Im allgemeinen Sinn steht der Begriff Aufwand für eine zu erbringende Leistung, um einen bestimmten Nutzen zu erzielen. Aufwand kann z.B. in Geldeinheiten, Arbeitsstunden, Materialbedarf etc. bewertet werden.

Innerhalb des betrieblichen Rechnungswesens bedeutet Aufwand den bewerteten Verbrauch aller Güter (Waren und Dienstleistungen) in einer bestimmten Periode. Kosten stellen den bewerteten Verbrauch aller Güter (Waren und Dienstleistungen) in einer bestimmten Periode dar, welche zur Erstellung der betrieblichen Leistung notwendig sind. Bei Kosten liegt der Fokus somit auf der tatsächlichen betrieblichen Leistungserbringung. Häufig werden die Begriffe aber auch synonym verwendet.

Prozesse

Das Einhalten eines zugesicherten Budgets ist einer der Grundpfeiler für den wirtschaftlichen Erfolg eines Projektes. Aus diesem Grund spielen folgende Prozesse eine wichtige Rolle:

• Kostenschätzung - Entwicklung einer Abschätzung, welche Kosten für die Einsatzmittel zur Fertigstellung des Projektes anfallen werden.
• Kostenplanung - Aggregation der Kostenschätzungen für die Elemente der Projektstruktur, um einen Basisplan für die Kosten festzulegen.
• Kostensteuerung - Beeinflussung von Faktoren, die Kostenabweichungen hervorrufen und Steuerung von Änderungen am Projektbudget.

Gemeinsam bilden sie das Kostenmanagement in Projekten.

Kostenschätzung

Für die Bestimmung der Kosten, die einem Projekt zugeordnet werden, sind alle Einsatzmittel für die Erbringung der betrieblichen Leistung zu berücksichtigen. Hierzu gehören u.a. die eingesetzten internen Arbeitskräfte, Rohstoffe, Halbzeuge, Materialien, Ausrüstungen, externe Dienstleistungen und Einrichtungen. Soweit möglich, wird für jedes Element des Projektstrukturplans eine Abschätzung der Kosten vorgenommen, die für seine Fertigstellung anfallen werden. Die bekanntesten Schätztechniken sind:

• Analogie-Schätzung: Basierend auf Erfahrungswerten aus früheren Projekten wird eine Abschätzung für das aktuelle Projekt abgeleitet. Diese Vorgehensweise ist weit verbreitet, allerdings nicht so genau wie andere Verfahren.
• Parametrische Schätzung: Die Parametrische Schätzung kann in Zusammenhang mit metrischen Kenngrößen eingesetzt werden (z.B. Quadratmeter, Anzahl von Codezeilen, Arbeitsstunden, einschließlich zugehöriger Bewertungsfaktoren).
• Analyse von Ausschreibungsergebnissen: Wird das Projekt im Rahmen einer Ausschreibung vergeben, führt ein Vergleich der Lieferantenangebote zu einer Einschätzung der zu erwartenden Projektkosten.

Kostenplanung

Eine Aggregation der geschätzten Kosten für die einzelnen Projektstrukturplanelemente liefert einen Basisplan für die Gesamtkosten, gegen den die Projektleistung gemessen werden kann, z.B. mit Hilfe der Earned-Value-Analyse.

Kostensteuerung

Zur Steuerung der Projektkosten gehört u.a. (vgl. PMBOK (R) Guide, Kapitel 7):

• Einflussnahme auf Faktoren, die Änderungen am Basisplan bewirken,
• Management von auftretenden Änderungen, einschließlich Information der relevanten Stakeholder,
• Überwachung der geplanten und tatsächlichen Kostenentwicklung sowie der erzielten Leistung über die Laufzeit des Projektes,
• Maßnahmen zur Eindämmung von Kostenüberschreitungen.

Das zentrale Steuerungsinstrument ist die Earned-Value-Analyse. Wegen ihrer grundlegenden Bedeutung ist sie in einem eigenen Hauptabschnitt beschrieben. Neben ihrer Rolle, die sie für das Kostenmanagement in Projekten spielt, hat sie auch einen starken Bezug zu den Prozessen Terminmanagement, Qualitätsmanagement und Risikomanagement.