Ein Vorgang repräsentiert eine Arbeit, die verrichtet werden muss, um einen bestimmten Liefergegenstand hervorzubringen. Er stellt die feinste Granularität in der Strukturhierarchie des Projektes dar und bildet die Grundlage für zeitbezogene Schätzung, Planung, Überwachung und Steuerung.
Im Rahmen der Leistungserbringung in Projekten bedeutet Aufwand die Nettozeit, die eine Person braucht, um eine Aufgabe zu 100% fertigzustellen, ohne gleichzeitig in andere Aktivitäten involviert zu sein. Die gebräuchlichste Einheit zur Messung des Aufwandes sind Personentage (PT), es können aber auch Angaben in -stunden, -wochen oder -jahren erfolgen.
Unter Dauer wird der Zeitraum verstanden, der benötigt wird, um eine Arbeit abzuschließen. Dabei werden die üblichen zeitlichen Messeinheiten verwendet wie Stunden, Tage, Wochen, Monate oder Jahre.
Der Zeitraum für die Bearbeitung eines aufwandsorientierten Vorgangs kann durch Hinzufügen von Ressourcen verkürzt werden. Dauert beispielweise das Decken eines Hausdachs 3 Tage, wenn nur ein Dachdecker zur Verfügung steht, so kann durch den Einsatz eines zweiten mit gleicher Verfügbarkeit und Erfahrung der Fertigstellungstermin um 1,5 Tage nach vorne verschoben werden. Hingegen können dauerorientierte Vorgänge durch erhöhten Ressourceneinsatz nicht beschleunigt werden. Verzögert sich z.B. die Lieferung der Dachziegel um 2 Tage, so muss auch ein weiterer Dachdecker auf das Material warten, und das Dach kann währenddessen nicht schneller fertig gedeckt werden.
Die Netzplantechnik ist eines der zentralen Werkzeuge im Terminmanagement. Sie dient dazu, die Vorgänge in einem Projekt sowie die Anordnungsbeziehungen zwischen diesen Vorgängen graphisch darzustellen und darauf aufbauend Berechnungen für Dauern zu ermöglichen. Es gibt vier grundlegende Anordnungsmöglichkeiten zwischen zwei Vorgängen A und B:
Die in der Projektmanagement-Praxis am meisten verwendete Anordnungsbeziehung ist Ende/Anfang.
Vorgänge und Anordnungsbeziehungen werden visuell als gerichtete Graphen, d.h. mit Knoten (Kästchen) und gerichteten Kanten (Pfeilen) dargestellt. Dabei sind die folgenden beiden Diagrammtypen gebräuchlich:
Sind alle Vorgänge in einem Projekt erfasst, die Abhängigkeiten korrekt modelliert und existiert eine Aussage zu den Dauern, können Berechnungen über den frühest möglichen Endetermin angestellt werden. Das hierbei angewendete Verfahren heißt Critical Path Method (CPM). Der so ermittelte kritische Pfad stellt die längste Vorgangsfolge im Projekt dar. Verzögerungen auf dem kritischen Pfad wirken sich automatisch auf den Endetermin aus.
Ein Meilenstein stellt einen ausgezeichneten Zeitpunkt im Projekt dar, zu dem ein bestimmter Liefergegenstand vorliegen soll. Häufig ist das Erreichen eines Meilensteins mit einer Bewertung der bis dato erbrachten Projektleistung und einer Entscheidung über die Fortsetzung des Projektes verknüpft. Ein Beispiel hierfür ist das auf Robert Cooper zurückgehende Stage-Gate-Modell, bei dem die Gates feste Entscheidungspunkte innerhalb eines Entwicklungsvorhabens markieren.
Ein Gantt-Chart ist ein Diagrammtyp, bei dem die einzelnen Vorgänge eines Projektes mit ihren zugehörigen Dauern als Balken in einem Terminraster abgebildet sind. In der ursprünglichen Philosophie wurden in einem Gantt-Chart die Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen nicht berücksichtigt, allerdings sind in heutigen Software-Implementierungen häufig auch Anordnungsbeziehungen zwischen den Balken modellierbar.
Terminmanagement fasst die Prozesse zusammen, die für die fristgerechte Fertigstellung eines Projektes erforderlich sind. Hierzu gehören:
Im Rahmen der Definition der Vorgänge werden die Liefergegenstände für das Projekt festgelegt und in Form von Arbeitspaketen dokumentiert. Grundlage hierfür ist der Projektstrukturplan. Falls erforderlich, werden die Arbeitspakete noch weiter in Vorgänge untergliedert, häufig ist der Detaillierungsgrad auf Arbeitspaketebene aber bereits ausreichend. Ziel ist es, die zu verrichtende Arbeit so genau zu gliedern, dass eine Planung, Messung und Steuerung möglich ist.
Für die Festlegung der Vorgangsfolgen müssen die logischen Beziehungen zwischen den einzelnen Vorgängen erfasst und dokumentiert werden. Ziel ist es, die Entwicklung eines realistischen und umsetzbaren Projektplans umfassend vorzubereiten.
Innerhalb dieses Prozesses wird festgelegt, welche und wie viele Ressourcen für die Bearbeitung der Vorgänge benötigt werden (Personen, Ausrüstung, Material). Es besteht eine enge Verbindung zum Prozess Kostenschätzung.
Ist die Verfügbarkeit der Ressourcen bekannt (z.B. durch Verwendung eines Ressourcenkalenders), so kann die Dauer für die Umsetzung der einzelnen Vorgänge bestimmt werden. Diese Angaben werden im Verlauf des Projekts aktualisiert, wenn Detailgrad und Genauigkeit der verfügbaren Informationen größer werden. Bekannte Schätzmethoden sind z.B. die Analogieschätzung, bei der auf frühere, ähnliche Vorgänge zurückgegriffen wird, die parametrische Schätzung, die bekannte, quantifizierbare Größen verwendet und die Drei-Punkt-Schätzung, bei der ein Durchschnittswert aus einer optimistischen, einer pessimistischen und einer wahrscheinlichen Abschätzung gewonnen wird.
Die Entwicklung des Terminplans ist ein iterativer Prozess, bei dem die geplanten Start- und Ende-Termine der einzelnen Vorgänge bestimmt werden. Hieraus kann eine Baseline generiert werden, gegen die der Projektfortschritt gemessen wird. Zudem lässt sich damit der kritische Pfad bestimmen.